L’échange de données informatisé

L’échange de données informatisé (EDI) évolue depuis plus de 25 ans et tend à profondément changer les processus achats des entreprises, pour les rendre plus fluides, plus efficaces et moins chronophages. L’EDI est aujourd’hui bien implanté au sein des plus grandes entreprises, libérées des facturations papiers et autres traitements manuels.

Échange de données informatisé (EDI) : la définition

L’EDI (Electronic Data Interchange ou Échange de Données Informatisé) définit le système d’échange d’ordinateur à ordinateur d’informations et de documents commerciaux dématérialisés entre entreprises partenaires.

Les documents communément échangés via l’EDI sont les factures, les bons de commandes, les avis d’expédition, les documents liés à la gestion des stocks etc. Pour les échanges EDI, ces documents sont codés dans des formats standardisés. L’EDI est voué à faciliter les échanges et les transactions entre les entreprises clientes et les fournisseurs, en éliminant au maximum les interventions humaines au profit d’envois informatiques automatisés.

L’EDI est ainsi un outil performant pour économiser du temps, de la main d’œuvre et améliorer les relations clients-fournisseurs ou banque-entreprise par exemple. Par ce biais, les entreprises optimisent leurs processus d’approvisionnement dont la qualité se répercute alors sur leurs performances globales.

Il existe différents langages EDI (ANSI, EDIFACT, TRADACMS, XML etc.) et l’utilisation de ce système d’échange requiert donc l’installation de traducteurs au sein des systèmes informatiques internes, afin que les documents codés reçus puissent être compris et traités par les systèmes respectifs des partenaires. Pour mettre en place un système EDI, les deux entreprises partenaires doivent donc convenir au préalable d’un langage commun.

Les différents types d’EDI

Selon les besoins, les profils et les possibilités des entreprises, il existe différents types d’EDI différents :

• l’EDI Direct ou Point à Point : cette catégorie d’EDI crée une connexion individuelle entre chaque entreprise. L’entreprise bénéficie donc de plusieurs connexions uniques avec chacun de ses partenaires commerciaux pour échanger leurs données.
• l’EDI via réseau à valeur ajoutée : il s’agit ici d’un réseau privé (VAN) comprenant des boîtes aux lettres numériques sur lesquelles les entreprises partenaires s’envoient et reçoivent des documents dématérialisés.
• l’EDI via AS2 : le protocole AS2 permet d’échanger des données numériques sur Internet en toute sécurité.
• Le Web EDI : dans ce cas, les flux EDI transitent via un navigateur Internet standard, sous la forme de formulaires en ligne. Ce type d’EDI est surtout dédié aux petites et moyennes entreprises qui utilisent l’EDI ponctuellement et n’ont pas besoin de mettre en place un système interne élaboré.
• l’EDI externalisé : ce type d’EDI permet aux entreprises de bénéficier de l’EDI via des ressources externes. L’externalisation de l’EDI est utile aux entreprises ne disposant pas des ressources nécessaires pour la mise en place d’un système réseau interne dédié.
• l’EDI Mobile : encore peu utilisé, l’EDI Mobile vise à échanger des documents dématérialisés via des applications sur smartphones. Ce système est encore en voie de développement afin de limiter les risques liés au niveau de sécurité des appareils mobiles en entreprise.