L’emailing reste l’un des canaux marketing les plus rentables pour une PME. Il permet de garder le contact avec vos clients, de relancer vos prospects et d’annoncer vos offres pour un coût modeste. Encore faut il choisir un outil adapté, respecter les règles de consentement et envoyer des messages que vos destinataires ont envie de lire. Ce guide présente les critères de choix d’un logiciel, les obligations légales et des scénarios simples à mettre en place.
Pourquoi utiliser un logiciel d’emailing
Envoyer une campagne depuis votre messagerie habituelle pose vite des problèmes : limites d’envoi, risque d’être classé en spam, absence de statistiques, gestion manuelle des désinscriptions. Un logiciel d’emailing apporte :
- la gestion des listes de contacts et de leurs préférences
- des modèles de messages adaptés au mobile
- la désinscription automatique en un clic
- des statistiques d’ouverture, de clics et de désabonnement
- des automatisations déclenchées par une action ou une date
- une meilleure délivrabilité grâce à une infrastructure dédiée
Les critères pour choisir un outil
Les fonctions
- éditeur de messages simple, par glisser déposer
- formulaires d’inscription à intégrer sur votre site
- segmentation des contacts selon leurs caractéristiques ou leur comportement
- scénarios automatisés
- tests avant envoi et envoi programmé
- statistiques claires
La délivrabilité
Un bon outil aide vos messages à arriver en boîte de réception. Vérifiez qu’il permet d’authentifier votre adresse d’expédition et qu’il surveille la qualité des listes de ses clients.
Les intégrations
L’outil doit se connecter à votre site, à votre boutique en ligne si vous en avez une et à votre logiciel CRM, pour éviter les imports manuels.
Le prix
Les tarifs dépendent en général du nombre de contacts ou du volume d’emails envoyés, avec plusieurs niveaux de fonctions. Ils évoluent souvent. Consultez la page tarifs officielle de chaque éditeur, vérifiez les limites des offres gratuites et comparez le coût annuel pour votre volume.
Les données
Préférez un éditeur transparent sur l’hébergement des données et ses sous traitants, et qui vous permet d’exporter vos listes.
Les règles à respecter
Vers les particuliers
Selon la CNIL, la prospection par email auprès de particuliers nécessite en principe leur consentement préalable, recueilli par exemple au moyen d’une case à cocher non précochée. Une exception existe pour vos clients, lorsque le message porte sur des produits ou services analogues à ceux qu’ils ont déjà achetés et qu’ils ont pu s’y opposer lors de la collecte.
Vers les professionnels
En B2B, le consentement préalable n’est pas exigé si le message est en rapport avec la profession de la personne. Elle doit toutefois avoir été informée et pouvoir s’opposer à tout moment, comme le rappelle la CNIL.
Dans chaque message
- identifiez clairement l’entreprise qui envoie le message
- proposez un lien de désinscription simple et gratuit
- tenez compte sans délai des demandes d’opposition
Notre fiche sur le RGPD en PME détaille vos autres obligations, notamment sur la durée de conservation des données.
Constituer sa liste de contacts
Une liste construite par vous même donne de bien meilleurs résultats qu’un fichier acheté :
- formulaire d’inscription sur votre site, avec une promesse claire
- inscription proposée lors d’un achat ou d’un devis
- contenu gratuit en échange de l’adresse email, comme un guide ou une liste de conseils
- collecte lors des salons et événements, avec l’accord des personnes
Nettoyez régulièrement votre liste en retirant les adresses invalides et les contacts inactifs depuis longtemps.
Des scénarios simples à mettre en place
| Scénario | Déclencheur | Contenu |
|---|---|---|
| Bienvenue | Inscription à la liste | Présentation, ressource promise, prochaines étapes |
| Relance de devis | Devis envoyé sans réponse | Rappel, réponses aux questions fréquentes |
| Suivi après achat | Achat ou prestation | Remerciement, conseils d’utilisation, demande d’avis |
| Réactivation | Absence d’achat depuis plusieurs mois | Nouveautés, offre ciblée |
| Lettre d’information | Date fixe | Actualités, conseils, offres du moment |
Le scénario de bienvenue est souvent celui qui obtient les meilleurs taux d’ouverture. Le suivi après achat aide à collecter des avis utiles à votre référencement local.
Écrire des emails qui sont lus
- un objet court, précis et honnête
- un expéditeur identifiable, de préférence une personne
- un message centré sur un seul sujet
- un appel à l’action clair
- un affichage soigné sur mobile
- une fréquence régulière, sans excès
Mesurer et améliorer
Suivez le taux d’ouverture, le taux de clics, les désinscriptions et surtout les actions concrètes : demandes de devis, ventes, rendez vous. Testez une variable à la fois, comme l’objet ou l’heure d’envoi, pour comprendre ce qui fonctionne auprès de votre public.
Questions fréquentes
À quelle fréquence envoyer ?
Une lettre mensuelle est un bon point de départ pour une PME. L’important est de tenir le rythme annoncé.
Peut-on acheter une liste d’adresses ?
C’est risqué : la qualité est souvent faible et la conformité au RGPD difficile à vérifier. Une liste construite vous même reste préférable.
Faut-il un outil gratuit pour commencer ?
Une offre gratuite peut suffire pour une petite liste. Vérifiez les limites et le coût du passage à l’offre payante.
Pourquoi mes emails arrivent ils en spam ?
Plusieurs causes sont possibles : adresse d’expédition non authentifiée, liste contenant de nombreuses adresses invalides, faible engagement des destinataires, contenu ressemblant à de la publicité agressive. Nettoyez votre liste, authentifiez votre adresse avec l’aide de votre outil et privilégiez des contacts qui ont choisi de vous lire.
Peut-on envoyer des SMS de prospection ?
Les règles sont proches de celles de l’email : consentement préalable des particuliers, sauf exception pour les clients, et possibilité de s’opposer dans chaque message.
Combien de temps garder un prospect dans sa liste ?
Supprimez ou relancez pour consentement les contacts inactifs après une durée raisonnable, conformément aux recommandations de la CNIL sur la conservation des données.
Retrouvez toutes nos fiches dans le guide développer son entreprise.