Recruter son premier salarié change la nature d’une entreprise. Le dirigeant devient employeur, avec des obligations déclaratives, sociales et humaines qui ne s’arrêtent plus. Bien préparées, elles prennent peu de temps. Improvisées, elles coûtent cher.
Cette page couvre le cycle complet : recruter, embaucher, payer, faire progresser et, parfois, se séparer. Chaque étape renvoie vers une fiche détaillée.
Avant de recruter : définir le besoin
Une embauche ratée coûte des mois de salaire, de formation et d’énergie. La plupart des erreurs viennent d’un besoin mal défini au départ.
Trois questions aident à cadrer le poste. Quelles tâches précises la personne prendra-t-elle en charge ? Quel volume de travail cela représente-t-il, à temps plein ou partiel ? L’activité génère-t-elle assez de marge pour financer ce coût sur la durée, charges comprises ?
Si la réponse à la dernière question est incertaine, d’autres solutions existent : un prestataire indépendant, un contrat court, un apprenti. Notre fiche sur le recrutement en PME détaille les canaux de diffusion, la sélection des candidats et les pièges de l’entretien.
La première embauche : les formalités
L’embauche d’un salarié déclenche une série de démarches. La principale est la déclaration préalable à l’embauche, ou DPAE.
Elle doit être transmise à l’Urssaf avant la prise de poste ou le début de la période d’essai, au plus tôt huit jours avant l’embauche, précise la fiche officielle sur la DPAE. Elle permet en une seule démarche d’immatriculer l’employeur lors d’une première embauche, d’affilier l’entreprise à l’assurance chômage et de demander la visite d’information et de prévention du salarié.
Ne pas faire de DPAE expose à des sanctions civiles, administratives et pénales. L’absence intentionnelle de déclaration constitue un délit de travail dissimulé.
D’autres obligations suivent : registre unique du personnel, adhésion à un service de prévention et de santé au travail, affichages obligatoires, document unique d’évaluation des risques. Notre fiche consacrée à la première embauche les reprend dans l’ordre chronologique.
Choisir le bon contrat de travail
Le contrat à durée indéterminée est la forme normale du contrat de travail. Le CDD n’est possible que dans des cas précis prévus par la loi, comme le remplacement d’un salarié absent ou un accroissement temporaire d’activité. Un CDD conclu hors de ces cas peut être requalifié en CDI.
D’autres contrats répondent à des besoins particuliers : temps partiel, apprentissage, contrat de professionnalisation, travail saisonnier. Chacun a ses règles de durée, de rémunération et de rupture.
Notre guide sur les contrats de travail compare ces formules et liste les clauses à prévoir, comme la période d’essai ou la clause de non-concurrence.
Un point à vérifier avant toute rédaction : la convention collective applicable à votre activité. Elle fixe souvent des minima de salaire, des durées d’essai et des primes plus favorables que le Code du travail.
Payer ses salariés
Chaque mois, l’employeur établit un bulletin de paie et déclare les salaires et les cotisations via la déclaration sociale nominative, la DSN. Le calcul tient compte des cotisations sociales, de la convention collective, des absences, des heures supplémentaires et du prélèvement à la source.
Pour une PME, trois options se présentent :
- confier la paie à l’expert-comptable, souvent la solution des très petites structures
- utiliser un logiciel de paie qui calcule les bulletins et génère la DSN
- externaliser vers un prestataire spécialisé
Le choix dépend du nombre de salariés et de la complexité de votre convention collective. Notre comparatif des logiciels de paie pour PME présente les critères qui comptent.
Notre avis : même si la paie est confiée à un tiers, relisez les premiers bulletins vous-même. Une erreur de coefficient ou de classification se répète ensuite tous les mois.
La complémentaire santé obligatoire
Tout employeur du secteur privé doit proposer une complémentaire santé collective à l’ensemble de ses salariés, quelle que soit leur ancienneté. Selon Entreprendre Service Public, l’employeur finance au moins 50 % de la cotisation, et le contrat doit respecter un panier de soins minimum.
Certains salariés peuvent refuser d’y adhérer dans des cas prévus par les textes, par exemple s’ils sont déjà couverts par ailleurs. Le choix d’un contrat, les cas de dispense et le rôle de la convention collective sont détaillés dans notre fiche sur la mutuelle d’entreprise.
Faire progresser l’équipe
Une PME n’a pas de service RH, mais elle a les mêmes besoins qu’une grande entreprise : donner des objectifs clairs, reconnaître le travail, faire évoluer les compétences.
L’entretien professionnel est une obligation légale. Il porte sur les perspectives d’évolution et de formation du salarié, et se distingue de l’entretien annuel d’évaluation, qui reste facultatif. Les règles évoluent régulièrement, c’est pourquoi notre fiche sur l’entretien professionnel et l’entretien annuel renvoie vers les textes en vigueur.
Le management au quotidien compte autant que les entretiens formels. Dans une petite équipe, le style du dirigeant pèse directement sur l’ambiance et sur le turnover. Notre guide sur le management d’équipe en PME propose des pratiques simples : points réguliers, délégation progressive, retours fréquents.
Se séparer d’un salarié
Une relation de travail peut prendre fin de plusieurs façons : démission, licenciement, fin de CDD, départ à la retraite, ou rupture conventionnelle.
La rupture conventionnelle permet à l’employeur et au salarié en CDI de convenir ensemble de la fin du contrat. Elle suit une procédure précise : un ou plusieurs entretiens, la signature d’une convention, un délai de rétractation, puis une demande d’homologation auprès de l’administration. Le salarié perçoit une indemnité au moins égale à l’indemnité légale de licenciement et peut prétendre aux allocations chômage.
Le calendrier et les montants sont détaillés dans notre fiche sur la rupture conventionnelle.
Le licenciement obéit à des règles plus lourdes. En cas de doute, faites-vous conseiller avant d’engager la procédure.
Le parcours RH en un coup d’œil
| Moment | Obligation ou décision | Fiche |
|---|---|---|
| Avant l’embauche | Définir le poste et le budget | Recruter en PME |
| Embauche | DPAE, registre, médecine du travail | Première embauche |
| Contrat | CDI, CDD ou contrat spécifique | Contrats de travail |
| Chaque mois | Bulletin de paie et DSN | Logiciel de paie |
| Dès le premier salarié | Complémentaire santé collective | Mutuelle d’entreprise |
| Suivi | Entretien professionnel | Entretiens |
| Au quotidien | Organisation et animation de l’équipe | Management |
| Départ | Rupture conventionnelle ou autre mode | Rupture conventionnelle |
Questions fréquentes sur l’emploi
Peut-on embaucher sans être une société ?
Oui. Un entrepreneur individuel, y compris un micro-entrepreneur, peut embaucher un salarié. Les obligations d’employeur sont alors les mêmes que pour une société : DPAE, contrat, bulletin de paie, complémentaire santé.
Combien coûte un salarié en plus de son salaire ?
Au salaire brut s’ajoutent les cotisations patronales, la part employeur de la complémentaire santé et les frais liés au poste. Le montant exact dépend du niveau de salaire, de la convention collective et des allègements applicables. Demandez une simulation à votre comptable ou utilisez les simulateurs officiels avant de fixer le budget.
Faut-il un logiciel de paie dès le premier salarié ?
Pas forcément. Avec un ou deux salariés, confier la paie au cabinet comptable reste souvent plus simple. Un logiciel devient intéressant quand l’équipe grandit et que vous voulez garder la main sur les bulletins.
Par où commencer
Si vous préparez votre premier recrutement, commencez par chiffrer le coût total du poste, charges et complémentaire santé comprises. La fiche première embauche vous donne ensuite la liste des démarches. Et si le coût vous paraît élevé au regard de votre marge, le pilier développer son entreprise aide à identifier les ventes qui financeront ce poste.