Recruter son premier salarié marque une étape pour une petite entreprise. C’est aussi le moment où apparaissent de nouvelles obligations : déclarations, registres, médecine du travail, complémentaire santé, paie. Rien d’insurmontable, à condition de les connaître avant la signature du contrat. Voici les démarches dans l’ordre, les obligations qui suivent et la façon d’estimer le coût réel d’une embauche.
Avant l’embauche : préparer le recrutement
Avant même de publier une offre, posez trois questions :
- de quel besoin s’agit il, permanent ou temporaire, à temps plein ou partiel
- quel contrat y répond le mieux, CDI, CDD ou alternance
- quelle convention collective s’applique à votre activité, car elle fixe souvent les salaires minima, les classifications et certaines règles de travail
Le choix du contrat est détaillé dans notre comparatif des contrats de travail. La méthode pour attirer les bons profils fait l’objet de notre fiche recruter en PME.
Les démarches obligatoires
La déclaration préalable à l’embauche
Selon l’Urssaf, la DPAE doit être effectuée avant la prise de poste du salarié, au plus tôt 8 jours avant. Pour un premier salarié, elle a plusieurs effets :
- l’immatriculation de l’entreprise comme employeur auprès de la Sécurité sociale
- l’affiliation au régime d’assurance chômage
- la demande d’adhésion à un service de prévention et de santé au travail
- la demande de visite d’information et de prévention du salarié
Elle se fait en ligne, sur le site de l’Urssaf ou via la déclaration sociale nominative de votre logiciel de paie.
Le contrat de travail
Un CDI à temps plein peut en principe être conclu sans écrit, mais un contrat écrit reste vivement conseillé. Le CDD, le temps partiel et les contrats en alternance doivent obligatoirement être écrits. Le contrat précise au minimum le poste, la rémunération, la durée du travail, le lieu, la période d’essai éventuelle et la convention collective applicable.
Le registre unique du personnel
D’après Service Public Entreprendre, le registre unique du personnel doit être ouvert dès le premier salarié. Il mentionne pour chaque salarié son identité, son emploi, sa qualification et ses dates d’entrée et de sortie.
La visite d’information et de prévention
Le salarié doit bénéficier d’une visite auprès du service de santé au travail, en principe dans les 3 mois suivant sa prise de poste. Certains postes à risque imposent un suivi renforcé avec un examen avant l’embauche.
Les obligations qui suivent l’embauche
| Obligation | En pratique |
|---|---|
| Complémentaire santé | Proposer une mutuelle collective financée au moins pour moitié par l’employeur |
| Bulletin de paie | Remettre un bulletin chaque mois, conforme aux mentions légales |
| Déclaration sociale nominative | Transmettre chaque mois les données de paie aux organismes sociaux |
| Affichages obligatoires | Informer les salariés de certaines règles, par affichage ou par tout moyen |
| Document unique d’évaluation des risques | Recenser les risques professionnels et les actions de prévention |
| Retraite complémentaire et prévoyance | Adhérer aux caisses et régimes prévus |
La complémentaire santé obligatoire est présentée en détail dans notre fiche sur la mutuelle d’entreprise.
Combien coûte un salarié
Le coût d’un salarié dépasse largement son salaire net. Il faut additionner :
- le salaire brut, qui comprend les cotisations salariales
- les cotisations patronales, qui varient selon le niveau de salaire et les allègements applicables
- la part employeur de la mutuelle et de la prévoyance
- les frais annexes : équipement, poste de travail, formation, titres restaurant le cas échéant
- le coût de gestion de la paie, en interne ou externalisée
Les allègements de cotisations sur les bas salaires réduisent fortement le coût pour un salaire proche du SMIC. Pour obtenir un chiffrage fiable, utilisez le simulateur de coût d’embauche proposé par l’Urssaf ou demandez une simulation à votre expert-comptable.
Exemple illustratif
Les montants ci-dessous sont fictifs, arrondis et donnés pour illustrer la structure du coût, pas pour servir de référence.
| Poste | Montant mensuel fictif |
|---|---|
| Salaire brut | 2 000 € |
| Charges patronales après allègements | 400 € |
| Mutuelle, part employeur | 50 € |
| Coût total employeur | 2 450 € |
Les aides à l’embauche
Plusieurs dispositifs peuvent réduire le coût d’un recrutement, selon le profil recruté et votre situation : aides à l’apprentissage, aides liées à certains publics ou territoires, accompagnement de France Travail. Leurs montants et conditions évoluent régulièrement. Vérifiez les dispositifs en vigueur au moment de votre embauche sur les sites officiels de France Travail, de l’Urssaf ou du ministère du Travail, plutôt que sur des chiffres anciens.
Organiser la paie
Dès le premier salarié, vous devez produire une paie conforme chaque mois. Trois options s’offrent à vous : la faire vous même avec un outil adapté, l’externaliser auprès d’un expert-comptable, ou passer par un service spécialisé. Notre fiche sur le logiciel de paie compare ces solutions.
Les erreurs à éviter
- laisser le salarié commencer avant d’avoir effectué la DPAE
- oublier de vérifier la convention collective et ses minima
- négliger la mutuelle obligatoire ou les dispenses à documenter
- sous estimer le coût total et le besoin de trésorerie des premiers mois
- se passer de contrat écrit, même pour un CDI
Questions fréquentes
Peut-on embaucher en période d’essai sans contrat écrit ?
La période d’essai n’existe que si elle est prévue par écrit, dans le contrat ou la lettre d’engagement. Sans écrit, elle ne peut pas être opposée au salarié.
Le dirigeant de SASU est-il un premier salarié ?
Non, le président assimilé salarié n’est pas un salarié au sens du droit du travail. Les démarches décrites ici concernent l’embauche d’un salarié lié par un contrat de travail.
Faut-il prévenir l’inspection du travail ?
Aucune déclaration spécifique à l’inspection du travail n’est requise pour un premier salarié. La DPAE suffit à informer les organismes sociaux, mais vous devez tenir à jour le registre et les documents obligatoires en cas de contrôle.
Retrouvez toutes nos fiches dans le guide ressources humaines.