Accepter la carte bancaire est devenu une attente forte de la clientèle, en boutique comme en déplacement. Pour encaisser, vous avez le choix entre plusieurs familles de solutions : terminal fourni par la banque, terminal acheté ou loué auprès d’un prestataire, lecteur mobile relié à un smartphone ou encaissement directement sur téléphone. Chacune a son modèle de frais. Voici comment les distinguer, ce que dit la réglementation et comment choisir.
Êtes vous obligé d’accepter la carte
Selon Service Public Entreprendre, un professionnel peut refuser le paiement par carte bancaire ou exiger un montant minimal. Il doit alors en informer la clientèle par voie d’affichage, au niveau des caisses par exemple, et dans ses conditions générales de vente. Le paiement en espèces doit en revanche être accepté, sauf exceptions prévues, comme les devises étrangères ou les billets endommagés.
En pratique, refuser la carte peut vous faire perdre des ventes. La question est donc moins de savoir si vous devez l’accepter que de trouver la solution la plus adaptée à votre activité.
Les familles de solutions
Le terminal proposé par votre banque
La banque fournit un contrat d’acceptation, appelé contrat monétique, et souvent un terminal en location. Les fonds arrivent sur votre compte professionnel. L’offre est intégrée à votre relation bancaire, avec un interlocuteur identifié. Les coûts combinent en général une location mensuelle et des commissions sur chaque transaction.
Le terminal d’un prestataire indépendant
Des fabricants et des prestataires de paiement vendent ou louent des terminaux fixes ou portables. Selon les cas, vous signez un contrat d’acceptation avec votre banque ou avec le prestataire lui même. Les modalités de maintenance et de remplacement varient.
Le lecteur mobile
Un petit lecteur se connecte à un smartphone ou à une tablette. Il est apprécié des commerçants itinérants, des artisans et des professions qui encaissent chez le client. Le modèle repose souvent sur l’achat du lecteur et une commission par transaction, sans abonnement.
L’encaissement sur smartphone
Certaines applications permettent d’accepter le paiement sans contact directement sur le téléphone, sans matériel supplémentaire. Vérifiez la compatibilité de votre appareil et les limites de montant.
| Solution | Pour qui | Points d’attention |
|---|---|---|
| Terminal bancaire | Commerce sédentaire, volume régulier | Durée du contrat, location |
| Terminal de prestataire | Commerce souhaitant comparer les offres | Maintenance, contrat d’acceptation |
| Lecteur mobile | Activité itinérante, faible volume | Commission par transaction |
| Paiement sur smartphone | Petits volumes, déplacement | Compatibilité, plafonds |
Comprendre les frais
Les tarifs changent souvent et diffèrent selon les volumes. Nous ne citons donc pas de prix : consultez les grilles officielles de chaque prestataire. Retenez les composantes qui reviennent dans la plupart des offres :
- le coût du matériel, à l’achat ou en location mensuelle
- l’abonnement ou les frais fixes de service
- la commission par transaction, souvent en pourcentage du montant, parfois avec une part fixe
- les frais de mise en service et de résiliation
- les éventuels frais de maintenance ou de remplacement
Calculer le coût selon votre activité
Une commission en pourcentage sans abonnement convient souvent aux petits volumes. Avec un volume important, un abonnement avec une commission réduite peut devenir plus intéressant. Prenez votre chiffre d’affaires encaissé par carte sur une année, le nombre de transactions et le panier moyen, puis appliquez la grille de chaque offre.
Exemple fictif, à titre d’illustration : un commerce qui encaisse 1 000 paiements par mois avec un panier moyen de 20 € compare une offre sans abonnement et une offre avec abonnement en multipliant chaque taux par ses propres volumes. Le résultat dépend entièrement des grilles réelles des prestataires.
Les critères de choix
- la mobilité : comptoir, déplacement, livraison
- les moyens acceptés : cartes des réseaux, sans contact, paiement mobile
- la connectivité : réseau mobile, Wi Fi ou ligne fixe
- le délai de versement des fonds sur votre compte
- la durée d’engagement et les conditions de résiliation
- l’intégration à votre logiciel de caisse ou de facturation
- l’autonomie de la batterie et l’impression des tickets
- le service client et le remplacement en cas de panne
Penser à l’expérience client
Le paiement est le dernier moment du parcours d’achat. Un terminal lent, une connexion instable ou un ticket qui ne s’imprime pas laissent une mauvaise impression. Testez la solution en conditions réelles avant de la généraliser, aux heures de forte affluence comme en déplacement. Proposez aussi l’envoi du ticket par courriel si votre client le souhaite, et gardez une solution de secours, comme un second appareil ou un lien de paiement, en cas de panne.
Les obligations du commerçant
Si vous affichez accepter une carte, vous devez l’accepter dans les conditions annoncées. Affichez clairement un éventuel montant minimum. Conservez les justificatifs des transactions et rapprochez régulièrement vos encaissements de vos relevés bancaires. Si vous utilisez un logiciel de caisse, vérifiez qu’il répond aux exigences fiscales applicables aux systèmes de caisse.
Se protéger contre la fraude
- ne saisissez jamais un numéro de carte communiqué oralement sans procédure prévue à cet effet
- méfiez vous des demandes de remboursement sur une autre carte
- gardez votre terminal à jour et sous surveillance
- formez les personnes qui encaissent
Questions fréquentes
Le terminal doit il être fourni par ma banque ?
Non. Vous pouvez choisir un prestataire indépendant, à condition de disposer d’un contrat d’acceptation compatible.
Puis je changer de solution facilement ?
Cela dépend de la durée d’engagement. Lisez les conditions de résiliation avant de signer.
Faut il un compte professionnel ?
Les fonds doivent arriver sur un compte adapté à votre statut. Voyez notre guide du compte bancaire professionnel et celui du compte pro de l’auto entrepreneur.
Pour suivre l’effet des encaissements sur vos finances, consultez notre guide pour gérer sa trésorerie et la rubrique banque et assurance pro.