Chaque année, après la clôture de l’exercice, une société doit faire approuver ses comptes par ses associés, puis les déposer au greffe. Ces deux formalités sont obligatoires et encadrées par des délais précis. Leur oubli expose le dirigeant à une amende. Voici le calendrier à suivre, le contenu du procès-verbal, les règles du dépôt et les options de confidentialité.
Qui est concerné
Toutes les sociétés commerciales sont tenues d’approuver leurs comptes annuels : SARL, EURL, SAS, SASU, SA. Le dépôt au greffe concerne également ces formes. Les entrepreneurs individuels et les sociétés civiles relèvent d’autres règles, sauf exceptions.
Le calendrier à respecter
Selon Service Public Entreprendre, l’approbation intervient en pratique dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice. Pour un exercice clos le 31 décembre, l’assemblée se tient donc au plus tard fin juin.
| Étape | Délai |
|---|---|
| Clôture de l’exercice | Date fixée par les statuts |
| Établissement des comptes annuels | Dans les semaines suivant la clôture |
| Approbation par les associés | Dans les 6 mois suivant la clôture |
| Dépôt au greffe, version papier | Dans le mois suivant l’approbation |
| Dépôt au greffe, par voie électronique | Dans les 2 mois suivant l’approbation |
Une prolongation du délai d’approbation peut être demandée au président du tribunal de commerce, avant l’expiration des 6 mois, si la société ne peut pas tenir l’assemblée à temps.
Préparer l’assemblée
Les documents à établir
Le dirigeant, souvent avec l’aide de son expert-comptable, prépare :
- les comptes annuels : bilan, compte de résultat et, selon la taille, l’annexe
- le rapport de gestion, lorsqu’il est exigé
- le texte des résolutions soumises au vote
- le rapport du commissaire aux comptes, si la société en a désigné un
La convocation
Les associés sont convoqués dans les formes et délais prévus par la loi et les statuts. Les documents doivent être mis à leur disposition avant la réunion. Dans les sociétés unipersonnelles, l’associé unique prend lui même les décisions, sans réunion formelle.
Le procès-verbal d’approbation
La décision est consignée dans un procès-verbal, conservé au registre des décisions. Il comporte en général :
- la date et le lieu de l’assemblée, ou la mention de la décision de l’associé unique
- la liste des associés présents ou représentés
- l’ordre du jour et les documents présentés
- le texte des résolutions et le résultat de chaque vote
- l’approbation des comptes de l’exercice
- l’affectation du résultat : dividendes, réserves ou report à nouveau
- le cas échéant, le quitus donné au dirigeant
L’affectation du résultat est une décision à part entière. Le versement des dividendes doit ensuite intervenir dans un délai maximal de 9 mois après la clôture, sauf prolongation par décision de justice.
Le dépôt des comptes au greffe
Le dépôt se fait en ligne sur le guichet des formalités des entreprises ou par voie papier auprès du greffe. Le dossier comprend notamment :
- les comptes annuels approuvés
- la proposition et la décision d’affectation du résultat
- le rapport du commissaire aux comptes, s’il y a lieu
- le rapport de gestion pour certaines sociétés
Le dépôt donne lieu au paiement de frais de greffe.
Les sanctions en cas de non dépôt
D’après Service Public Entreprendre, le dirigeant qui ne dépose pas les comptes s’expose à une amende pénale de 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive. Le président du tribunal de commerce peut aussi enjoindre à la société de déposer ses comptes sous astreinte.
La confidentialité des comptes
Les comptes déposés sont en principe consultables par tous. Les plus petites sociétés peuvent toutefois en limiter la publicité, en joignant une déclaration de confidentialité à leur dépôt.
| Catégorie | Critères, 2 sur 3 | Effet de la déclaration |
|---|---|---|
| Micro entreprise | Bilan jusqu’à 450 000 €, chiffre d’affaires jusqu’à 900 000 €, 10 salariés au plus | Comptes annuels non publiés |
| Petite entreprise | Bilan jusqu’à 7 500 000 €, chiffre d’affaires HT jusqu’à 15 000 000 €, 50 salariés au plus | Compte de résultat non publié |
Les comptes restent accessibles aux administrations, à la Banque de France et aux autorités judiciaires. Des modèles types de déclaration sont proposés par Service Public Entreprendre. Les sociétés appartenant à un groupe ou exerçant certaines activités sont exclues du dispositif.
La confidentialité protège vos marges des concurrents, mais certains partenaires, banques ou gros clients, peuvent alors vous demander vos comptes directement. Votre tableau de bord et un prévisionnel à jour facilitent ces échanges.
Le cas des sociétés unipersonnelles
Dans une EURL ou une SASU, l’associé unique approuve seul les comptes. Sa décision est répertoriée dans le registre des décisions, qui tient lieu de procès-verbal d’assemblée. Lorsque l’associé unique d’une EURL est aussi le gérant, il peut en outre déposer au greffe l’inventaire et les comptes annuels signés, sans formalité supplémentaire d’approbation, dans les conditions prévues par les textes. Le délai de 6 mois et l’obligation de dépôt s’appliquent de la même façon.
Les erreurs à éviter
- laisser passer le délai de 6 mois sans demander de prolongation
- oublier de voter l’affectation du résultat
- déposer des comptes sans le procès-verbal ou sans les pièces requises
- négliger de tenir le registre des décisions
- croire que l’absence d’activité dispense de l’approbation et du dépôt
Questions fréquentes
Une société sans activité doit-elle déposer ses comptes ?
Oui. Tant qu’elle n’est pas radiée, la société doit approuver et déposer des comptes, même si son activité est nulle. Si l’activité a définitivement cessé, il est préférable d’engager la procédure pour fermer l’entreprise.
L’approbation des comptes impose-t-elle de modifier les statuts ?
Non, sauf si l’assemblée prend aussi des décisions qui touchent aux statuts, comme une augmentation de capital. Dans ce cas, il faut suivre la procédure de modification des statuts.
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